Wat een reis. In slechts 8 weken van een lege plattegrond naar 450 mensen aan het werk in het nieuwe pand. Een persoonlijk verhaal over de samenwerking met Marina De Ridder van Dematic.
Dematic verhuist van Zwijndrecht naar Antwerpen. Naast haar dagelijkse werk als managementassistente was Marina lid van het verhuisteam. Het vierkoppige team moest zorgen dat alle collega’s op vrijdag 6 augustus 2021 de deuren in Zwijndrecht dicht konden trekken om na het weekend zorgeloos door te kunnen werken in een groter kantoorpand in Antwerpen Linkeroever.
Onze uitdaging was om in 8 weken tijd 450 mensen te laten samenwerken in een gebouw dat helemaal leeg was.
Het verhaal stopt niet na de verhuizing. Hoe kan Marina mee blijven bewegen met de veranderende wensen en behoeftes van haar collega’s? Hun vertrouwde werkomgeving maakt plaats voor een nieuw pand met een zeer open structuur. De praktijk gaat laten zien of het gekozen meubilair nog moet worden aangepast.
Over Dematic
Dematic is een intralogistieke innovator die intelligente, geautomatiseerde oplossingen ontwerpt, bouwt en ondersteunt voor productie-, magazijn- en distributieomgevingen. Met technische centra, productiefaciliteiten en servicecentra in meer dan 25 landen, heeft het Dematic netwerk van 10.000 werknemers geholpen bij de realisatie van meer dan 6.000 klantinstallaties voor toonaangevende multinationals. Dematic is lid van de KION Group. Een van de wereldleiders op het gebied van industriële trucks en supply chain oplossingen.
Een tijdelijke én een permanente oplossing
Dematic laat een nieuw kantoor bouwen. De bouw duurt echter langer dan het huurcontract van het huidige pand. Verlengen is geen optie en daarom betrekt de system integrator een tijdelijke locatie waar ze de komende jaren met dubbele cijfers kunnen blijven groeien.
Naast de uitdaging om vanaf blanco een compleet pand in te richten binnen de beperkte tijd, is het belangrijkste doel om alle medewerkers beter te laten samenwerken aan de vele logistieke projecten voor klanten in heel Europa. Door de snelgroeiende e-commerce en benodigde automatisering voor magazijnen en distributiecentra werken ze vaker en intensiever samen met collega’s wereldwijd. Daarnaast werken de meeste mensen gemiddeld drie dagen in de week op kantoor en twee dagen vanuit thuis of bij klanten. De inrichting van het nieuwe onderkomen moet hierin eenvoudig mee kunnen bewegen.
Deze verhuizing is een eerste fase in het strategisch plan. In 2024 wordt de oplevering van een state-of-the-art nieuw pand verwacht. Enkele meters verderop komen de kantoren, de nieuwe fabriek, het magazijn en een research & development center samen onder één dak.
De uitdaging van Marina
De goedkeuring voor de verhuizing naar het tijdelijk onderkomen werd om uiteenlopende redenen steeds vertraagd. Uiteindelijk resteerde slechts 8 weken om een leeg pand voor 450 collega’s compleet in te richten. Het verhuisteam waar Marina deel van uitmaakt, had op dat moment nog geen leverancier die hen zo snel en op die schaal kon helpen. Met meubilair dat naadloos past binnen de wensen en eisen van het bedrijf én het merk Dematic.
We hadden geen optie, het moest in die tijd lukken.
Via Veamo, de beheerder van het tijdelijke pand, komt Dematic bij Alvero terecht. Collega’s Reinier Nederhoed en Sandra Verheijen worden direct uitgenodigd.
Van een veelkoppige uitdaging naar een hybride én persoonlijke oplossing
De samenwerking begint met een ontmoeting tussen Marina, Reinier en Sandra op de nieuwe locatie in Antwerpen. In een compleet leeg gebouw met plaats voor 450 medewerkers. Werkelijk alles moet dan nog ingevuld worden. Eerst bespreken we de wensen, hoeveelheden en eisen, rekening houdend met eventuele Corona-maatregelen. Vervolgens leren we met een grondige verkenning het gebouw goed kennen.
Het gebouw is zeer open, heeft een ruime lichtinval en bestaat vooral uit beton, glas en hout. Om goed te kunnen (samen)werken op deze locatie, is specifiek meubilair nodig. Passend in de nieuwe manier van (digitaal) werken. De vele tientallen meters opbergkasten die normaal gesproken een natuurlijke afscheiding vormen, worden gereduceerd tot enkele stuks per verdieping.
Terug op kantoor gaan wij aan de slag met tekeningen om tot een optimale inrichting te komen. In de wetenschap dat de medewerkers van Dematic met name op kantoor komen om samen te werken, is het cruciaal om teams bij elkaar in de buurt te plaatsen.
Vervolgens worden de eerste 3D tekeningen gedeeld met Marina en het verhuisteam. We bespreken verschillende opties en mogelijkheden en kiezen de oplossing die op papier het beste werkt.
Producten ingezet bij Dematic
Terug op kantoor gaan wij aan de slag met tekeningen om tot een optimale inrichting te komen. In de wetenschap dat de medewerkers van Dematic
met name op kantoor komen om samen te werken, is het cruciaal om teams bij elkaar in de buurt te plaatsen. Vervolgens worden de eerste 3D tekeningen gedeeld met Marina en het verhuisteam. We bespreken verschillende opties en mogelijkheden en kiezen de oplossing die op papier het beste werkt.
Het contact blijft, ook na de oplevering in augustus 2021
Eenmaal aan het werk in het prachtige pand, lopen Marina en haar collega’s tegen nieuwe uitdagingen aan. Het open karakter en de gebruikte materialen vragen op plekken om een andere invulling. Deze zaken bespreekt Marina met Alvero, zodat we meteen een of meerdere oplossingen aan kunnen dragen. De gekozen oplossing wordt in sommige gevallen eerst getest. Mocht er toch nog een aanpassing nodig zijn: geen probleem. Hierdoor kan Dematic blijven meebewegen met de wensen van de mensen op de werkvloer.
De akoestiek verbeteren
Het management zat initieel ook in de open ruimte. Echter bleek al snel dat de aard van de dagelijkse gesprekken vraagt om een meer gesloten oplossing. Verbouwen in een gehuurd pand is geen optie, dus zijn er geluiddichte BOW-boxen geplaatst. Deze zijn aan 3 zijden en de bovenkant van glas, zodat het open karakter van het pand behouden blijft. Ook zijn er recent wandjes geplaatst tussen de bureaus en hangen er aan de wanden van de vides inmiddels grote panelen, in de kleur van de geschilderde wanden. Ze absorberen veel geluid terwijl ze nauwelijks opvallen. Alle akoestische panelen zijn geheel gemaakt van gerecycled plastic.
De ideale vergaderopstelling creëren
De initieel gekozen tafel sluit bij nader inzien toch niet helemaal aan bij de wensen van Dematic; met name de elektrificatie is een uitdaging. Alvero stelt daarom een vergader-tafel in U-vorm voor, gemaakt met het modulaire Moduflex systeem. Op locatie wordt de tafel aangepast en met wat kleine toevoegingen in de ruimte ontstaat er een opstelling die helemaal aansluit bij de wensen van Dematic.
credits
Dematic
Marina De Ridder
Alvero België
Reinier Nederhoed
Sandra Verheijen
John Lazaroms
De volledige case in een PDF-bestand met extra beeldmateriaal ontvangen?
Vul jouw e-mailadres in en ontvang de case.
Meer weten over de case van Dematic?
Vraag gerust naar extra informatie en stel jouw vragen. Reinier vertelt je graag alle ins en outs van deze case.
