Event Skills The Finals - maart 2023
Skills The Finals, het jaarlijkse NK voor beroepen, vond eind maart 2023 plaats in RAI Amsterdam. Het was de afsluiting van een jaarlijks programma van World Skills Netherlands, waarin vmbo’ers (Skills Talents) het tegen elkaar opnemen, net als mbo’ers (Skills Heroes). Via voorronden op school en regionale kwalificatiewedstrijden wordt bepaald welke leerlingen en studenten zich plaatsen voor de landelijke vakfinales en gaan strijden voor de prestigieuze titel Nederlands Kampioen in hun vakgebied.
Ruim 20.000 bezoekers kunnen de vakfinales live volgen en deelnemen aan de unieke LOB Experience. Met ruim 100 doe-activiteiten ontdekken wat je leuk vindt en belangrijke ervaringen opdoen voor je toekomstige studiekeuze. Dit maakt Skills The Finals het grootste beroepenevenement van Nederland..
Even voorstellen: Claudia Hoogmoed
Claudia heeft zelf een evenementenbureau waarin ze zichzelf ‘verhuurt’. Naast dit grote evenement van WorldSkills Netherlands, organiseert ze in opdracht allerhande activiteiten zoals bedrijfsfeesten, openingen én heeft ze 10 jaar lang Leidens Ontzet georganiseerd. Een ervaren specialist en dat levert elke keer een zeer prettige samenwerking op. Claudia is al vele jaren verbonden aan het event van WorldSkills Netherlands. Eerst als projectleider vanuit de standbouwer, waar ze ook al werkte met Alvero. En sinds de editie van 2022 als freelance inkoper bij WorldSkills Netherlands. Deze functie start in september en loopt door tot een maand na het event.
Claudia Hoogmoed"Ik heb nog nooit te horen gekregen bij Alvero dat iets er niet was of dat het ‘op’ was."
11 vrachtwagens kantoormeubilair
Maar liefst 55 wedstrijdarena’s (10 x vmbo en 45 x mbo), 45 LOB-stands en 10 sponsorstands, moet Claudia voorzien van allerhande meubilair. Elke deelnemer aan het evenement heeft een eigen stand- werkruimte, met meubilair. Waardoor Claudia al in september start met het inventariseren van de wensen en eisen. Hierop stelt zij een lijst samen (binnen het beschikbare budget) waaruit gekozen kan worden.
Uiteindelijk is dat per stand één order. In totaal gaat het om bijna 300 bureaustoelen, 260 bureautafels en 108 lockers. Aangevuld met diverse losse kastjes, werkkrukjes, whiteboards, roldeurkasten en een aantal room dividers. Ook zijn er nog stands van sponsoren en LOB-partners (loopbaanoriëntatie- en –begeleiding) met activiteiten, die prullenbakken en afsluitbare lage kasten nodig hebben. Nieuw is het Mediaplein met 12 bureau-opstellingen met stoelen en lockers. Daarnaast regelt Claudia ook zaken zoals kantoorartikelen en accessoires voor de wedstrijden.
De zondag voor het evenement start Alvero met het inrichten van de productieruimte. De rest levert Alvero op maandag en dinsdag. Woensdag volgt de stresstest en wordt er beoordeeld of alles naar wens werkt. Vervolgens starten we vrijdagochtend alweer met de afbouw van de Talentshal (vmbo) en vrijdagavond met afbouwen van de overige hallen. Alvero heeft vrijdagavond met 4 man die meubels verzameld en bij de uitgang neergezet. Vervolgens is zaterdag de rest van de meubels verzameld en alles in een keer geladen. “11 volle Alvero vrachtwagens kwamen het meubilair brengen en hetzelfde aantal kwam het ook weer ophalen”, aldus Claudia.
Een andere uitdaging: binnen de grenzen van het budget blijven. De deelnemers zijn twee volle dagen actief op het evenement, veelal zittend. Het is dus belangrijk om ze van hoogwaardig ergonomisch meubilair te voorzien. “Dat was in het verleden wel anders, toen ze nog aan eenvoudige klaptafels zaten. Elk jaar weer is het een uitdaging om binnen budget een mooie mix aan verschillend meubilair aan te bieden”, aldus Claudia. “We moeten het daarmee doen, maar samen met Alvero komen we er altijd uit. De enorme voorraad bij Alvero houdt ons flexibel en als we dan een concessie moeten doen, vinden we altijd een goed alternatief.”
Grote voorraad en een flexibele houding
Met zo’n groot event als Skills The Finals moet je ook het risico spreiden. Alleen dat moet wel kunnen. Er zijn niet zoveel leveranciers die deze omvang aankunnen en in staat zijn om alles op de afgesproken plek, tijdstip en met de juiste meubels te leveren en in te richten, en ook weer in zijn geheel op te halen. Als je je beseft dat elke klant één order is en een eigen indeling heeft van haar stand. Alles wordt op zijn plek gezet. Claudia werkt op locatie samen met Gert-Jan, chauffeur en projectleider bij Alvero. Samen doen ze elke oplevering, volgens tekening. Al wijkt dat laatste nog weleens af. “Soms blijkt op locatie dat het niet helemaal past of ze toch een paar zaken anders willen. Voor Alvero blijkt dat keer op keer geen probleem te zijn. Dat geeft mij heel veel rust.”
Aanpassen tot het werkt
“Bij de afbouw op zaterdag waren er wel vijftien mensen van Alvero aan het helpen, compleet met handschoenen, helm, veiligheidsschoenen. Waaronder ook een aantal mensen van kantoor, zoals Sandra, mijn vaste contactpersoon en daarnaast Joost, Mark en Robin van de planning. Ik heb ze regelmatig gesproken telefonisch en via Teams, maar had ze nog nooit in het echt gezien. Zo leuk! Je voelt dat het hele bedrijf betrokken is.”
Producten ingezet bij WorldSkills
"We hadden laatst de evaluatie van dit enorme evenement met Alvero en dat was de kortste die ik ooit heb meegemaakt. Dat is dus heel positief! Een paar kleine puntjes van beide kanten, maar we zijn vooral blij met elkaar en hoe het elk jaar loopt."
Op elk moment weten wat de (on)mogelijkheden zijn
“Ze zijn allemaal open, vriendelijk, duidelijk, komen hun afspraken na en reageren supersnel op vragen. Zo landt er na elk overleg binnen één dag een offerte in de mailbox. We weten op elk moment wat we samen willen en wat de (on)mogelijkheden zijn."
"Dat klinkt allemaal heel logisch, maar in het voortraject zijn er best veel wijzigingen of gaan we terug naar wat het eerder was. Nooit een onvertogen woord gehoord of gevoeld. Ook niet tijdens het inrichten van de ruimtes op locatie.”
Meubilair dat meegroeit met het evenement
“We zijn ooit gestart met redelijk kale standruimtes met kuipstoeltjes en klaptafels. Als je nu kijkt, dan zijn de ruimtes voorzien van luxer kantoormeubilair, en aangekleed met planten en tapijt op de vloer. Daarnaast zien we steeds meer de toepassing van camera’s. Al is dit laatste kostbaar en past dat niet altijd in het wedstrijdbudget.”
“Gelukkig zijn er steeds meer sponsoren die op specifieke onderdelen helpen. In de toekomst zullen we verder gaan groeien in beleving en uitstraling. Zo kwam de Koning op bezoek, was influencer Marije Zuurveld een van de presentatoren en ook waren beide onderwijsministers aanwezig.”
“Bovendien waren vrijwel alle grote tv-zenders aanwezig om verslag te doen. De aankleding en het meubilair zal ook daarin mee moeten gaan groeien.”
Alvero denkt duurzaam mee
“Duurzaamheid is een steeds belangrijker onderdeel en zijn we steeds meer aan het proberen daar waar mogelijk door te voeren. Zo staan er bijna nergens meer printers. Iedereen heeft een USB-stick met de bijlages die nodig zijn voor de wedstrijd en die kunnen ze op een laptop bekijken. Dus wordt er alleen nog geprint als het echt nodig is voor de wedstrijd. Daarvoor hebben we één centrale printruimte ingericht.”
“En vorig jaar hadden we de UBU chair via Alvero, omdat daar een goed duurzaam verhaal achter zit. Dat spreekt aan en ziet er bovendien heel leuk uit. Voor alles geldt wel, dat het binnen budget moet blijven. Alvero denkt daarin goed mee.”
De volledige case in een PDF-bestand met extra beeldmateriaal ontvangen?
Vul jouw e-mailadres in en ontvang de case.
Meer weten over de case van WorldSkills?
Vraag gerust naar extra informatie en stel jouw vragen. Sandra vertelt je graag alle ins en outs van deze case.
